Manapság nem egyszerű a dolga annak, aki rendezvényeket szervez, hiszen a sok ellátandó feladat mellett igen nagy figyelmet kell fordítania a rendezvénybiztosításra is. Hogy ezt hogyan célszerű kivitelezni, és ki miért felel, kiderül cikkünkből.
A rendezvényszervező fő feladatai
Egy zenés, táncos rendezvény megszervezése az egyik legnagyobb kihívás, amivel a szakma képviselői találkoznak a munkájuk során. Nem csoda, hogy erre a tananyagra igen nagy figyelmet fordítanak a képzéseken, például a MOE Rendezvényakadémia által szervezett online rendezvényszervező tanfolyamon is.
Szerencsére azonban nem lehetetlen a tökéletes esemény létrehozása, ahol mindenki jól érzi magát és mindenki elégedett a szolgáltatásokkal, csak épp nagy tapasztalat és elhivatottság kell a szervezéshez. A fent említett képzésen azonban minden segítséget megkaphatunk, hiszen olyan tanárok oktatnak, akik nagy rutinra tettek már szert, és jól tudják, melyek azok a buktatók, amiket érdemes elkerülni egy zenés, táncos rendezvény szervezésekor.
Ugyanis nemcsak a fellépők kiválasztására, a catering megszervezésére, az ültetésrendre vagy a dekorációk elhelyezésére kell figyelni ilyenkor, az egyik legnagyobb feladat a rendezvény biztonságossá tétele. Lássuk, milyen feltételeknek kell ehhez teljesülnie!
A zenés, táncos rendezvények biztosítása
Bizonyos események biztosítását törvény írja elő, ezt a jogszabályt minden rendezvényszervezőnek ismernie kell. Ahhoz, hogy egy zenés, táncos rendezvény megrendezésre kerülhessen, jegyzői engedély szükséges. A jegyző viszont ezt csak akkor adja meg, ha van biztonsági terv.
Mit tartalmaz ez? Lássuk!
- A helyszín alaprajzát
- A befogadóképességet
- Az oda való belépés és távozás rendjét
- Kiürítési, menekítési tervet egy esetleges baleset, elemi csapás, tömeges rendbontás esetére
- A biztonsági személyzet létszámát és tevékenységüknek leírását
- Az egészségügyi biztosítás feltételeinek meglétére vonatkozó utalást
- Szabadtéri rendezvényeknél mellékelni kell a viharos időjárás esetére vonatkozó intézkedési tervet is
Ez egy elég összetett feladat, amihez érdemes kérni egy biztonsági szakértő segítségét. Nem kell minden egyes részletre a rendezvényszervezőnek ügyelnie, neki az a dolga, hogy egy kézben tartsa a szálakat, mindent átlásson.
Különleges biztosítások is léteznek
Nagy segítséget jelent az is, hogy ma már köthetők biztosítások egyes rendezvényekre is. Például lehet kártérítést kérni, ha valakinek eltűnik a csomagja a rendezvény alatt, megcsípi egy darázs és kezelésre szorul, vagy esetleg elmarad a koncert a rossz időjárás miatt. Egy ilyen biztosítás védi a szervezőt és a házigazdát, ha előre nem látott esemény történik.
A rendezvények biztosításán nem szabad spórolni, jobb előre felkészülni minden eshetőségre. A rendezvényszervező feladata, hogy a biztosításról gondoskodjon, és a megfelelő, tevékenységükért felelősséget vállaló szolgáltatókat válassza ki az eseményhez.