A következő tartalom fizetett együttműködés keretében jelenik meg. A cikk nem minősül szerkesztőségi tartalomnak.
Ha Ön most ezt a cikket olvassa, valószínűleg a cégénél éppen azzal bízták meg, hogy szervezzen konferenciát, viszont kicsit elbizonytalanodott, miként is végezhetné el a feladatot sikerrel.
A hol kezdetű kérdésre adott válasz nagyon fontos, de ha meg is találta a Hotel Karos Spa Zalakaros rendezvénytermeinek színvonalához mérhető helyszínt, még messze nincsen készen, hiszen először nem a részletekkel kell foglalkozni, hanem az egészre érdemes koncentrálni, ki kell dolgozni a koncepciót. Ez a cikk ebben lesz a segítségére.
A legfontosabb kérdések
A konferencia témája valószínűleg adott, de ha Ön egy kisebb vállalkozás vezetője, aki először próbálkozik ilyesmivel, akkor még ezt is pontosan ki kell találni. Ha nem tudja egy mondatban megfogalmazni, miért készül összehívni embereket, továbblépni sem érdemes, hiszen egy tiszta ok nélkül nem lehet magabiztosan szervezni, illetve a meghívottaknak is nehéz elmagyarázni, miért van a jelenlétükre elengedhetetlenül szükség.
Fontos a mikor is, hiszen ideális esetben a tervezés és a megvalósítás között van legalább fél év, hiszen a rendezvénytermeket jó előre szokás lefoglalni, illetve minél színvonalasabb előadásokkal számol, annál valószínűbb, hogy az előadók naptára jó előre tele van.
Fontos azt is előre tudni, hogy milyen költségvetés áll rendelkezésre, hiszen egy előre meghatározott keretösszeget sokkal biztonságosabb tételekre bontani, mintha nekiállna szervezni a vakvilágba, hiszen úgy igazán kellemetlen meglepetések érhetik.
A konkrét szervezés első lépései
Mivel a konferencia gerincét az előadások adják, ezért első lépésként természetesen az előadókkal kell egyeztetnie, hiszen az időpontot például az ő szabad kapacitásuk is erősen befolyásolja. Érdemes több lehetséges időpontot is felkínálni, és ezekre kérni választ a felkértektől. Az a jó, ha még ez után is marad több opció, hiszen a helyszínnel is egyezkedni kell a rendezvényterem elérhetőségét illetően.
Természetesen kezdheti a helyszínnel is. Ha már megvan az a hely, ahová mindenképpen szívesen szervezné a rendezvényt, kérje el a menedzsmenttől a szabad időpontokat, és akkor a meghívott előadók ezek közül választhatnak. A lényeg, hogy az egyeztetés eredményeképpen a konferencia időpontjában szüksége lesz egy megfelelő helyszínre, és előadókra, akik ott megjelennek. Sok esetben több kört is futni kell a felek között, amíg ez megnyugtatóan összeáll.
Amikor minden összeáll
A legjobb, ha olyan helyszínt választ, ahol felkészülten fogadják a rendezvényét, mint ahogy a Hotel Karos Spa Zalakaros is komoly tapasztalattal bír rendezvények lebonyolításában, így a szálláshely munkatársai komoly segítségére lehetnek az apró részletek kidolgozásában, hiszen ők azok, akik helyismerettel rendelkeznek és ismerik a saját lehetőségeiket is.
Érdemes a forgatókönyvet percről-percre kidolgozni, ki, mikor, hol és mit csinál, természetesen a valóság majd szolgál meglepetésekkel, viszont megnyugtató tudni, hogy minek kéne éppen történnie, így könnyebb reagálni a gyakran fellépő váratlan helyzetekre.
